Agent administratif / Agente administrative

Missions principales : réceptionner / traiter / vérifier et classer les pièces comptables, gérer les dossiers du personnel
(assistanat en ressources humaines).
Activités liées :
Apprécier la validité des pièces justificatives, contrôler les factures du ou des services, classer / archiver les pièces et
documents comptables ou financiers, préparer les mandatements et titres de recette, saisir les factures et mandats,
saisir les Tiers (pour constituer une base de données fournisseur), réaliser les engagements et le suivi des crédits,
préparer les échéanciers, suivre le fonds de compensation de TVA, tenir à jour des tableaux de bords de suivi des
engagements et réalisations, suivre l'exécution des marchés / des contrats et des demandes de versement de
subvention, identifier un problème sur une opération comptable ;
Assurer les relations avec les fournisseurs et la Trésorerie ;
Préparer et mettre en œuvre le calcul et l'exécution de la paie par la saisie des éléments variables mensuels, saisir les
éléments de gestion administrative du personnel et de suivi de la masse salarial, suivre les absences, faire le bilan
social ;
Gérer l'inventaire ;
Gérer les assurances.
Missions annexes : Participe à l'accueil du public et à toute activité lié à l'état-civil, la population, les élections, le cimetière,
les locations de salle et l'urbanisme. Exécute des tâches administratives diverses.
Activités liées :
Accueil physique et téléphonique, renseignements des administrés;
Tâches administratives : courriers, invitation, tableaux Excel, suivi de réponse, etc.
Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l'état civil, apprécier la demande au regard de différents
documents, contrôler l'authenticité des attestations fournies, établir les différents actes d'état civil;
Établir à partir de la promesse de mariage les actes de publication en vue de leur affichage, préparer et remettre aux
mariés leur livret de famille, inscrire le mariage dans le registre ;
Délivrer sur demande des extraits de registres gratuits, contrôler régulièrement l'exactitude des renseignements
consignés, rédiger des mentions et des courriers ;
Tenir et mettre à jour le registre du cimetière, délivrer des titres de concession pour le cimetière et le columbarium,
faire respecter le règlement du cimetière ;
Recueillir des demandes d'inscriptions sur les listes électorales, assurer l'organisation de la tenue des élections, mettre
à jour les listes électorales ;
Mise à jour du planning d'occupation des salles communales, réponse aux demandes ;
Gestion des clés des différents bâtiments communaux ;
Lire et analyser différents types de plans et documents d'urbanisme, appréhender un projet sur le terrain ;
Vérifier la conformité des demandes et les transmettre pour instruction ;
Accueil et information des pétitionnaires et du public.
Invitation pour repas des Anciens, Bons aux Anciens, Noces d'or et de diamant, etc. ;
Saisie des inscriptions scolaires, suivi des enfants scolarisés habitants la commune et des demandes de dérogations ;
Gestion des archives.
SAVOIRS ÊTRE / APTITUDES :
Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve ;
Sens de l'organisation ;
Disponibilité ;
Autonomie ;
Savoir rendre compte de son activité ;
Sens du service public.